El papeleo es un problema común de la mayoría de empresas. Vamos almacenando facturas, documentos, etc. Con las nuevas tecnologías podemos eliminar este problema
Todos sabemos la rabia que da encontrarte con tu oficina inmersa en una montaña de papeleo. La tarea de ordenar todos estos papeles parece no encontrar un hueco en tu horario día a día y cada vez se amontona más y más. Con las nuevas tecnologías esto puede dejar de ocurrir. Además, el factor más importante que tenemos a nuestro favor utilizando las aplicaciones que favorecen a no tener nuestra empresa llena de papeles, es tener todo ordenado y a mano cada vez que queramos consultar algún documento.
En este post, vamos a mostrarte aquellas aplicaciones que te ayudarán a que tu empresa esté ordenada:
Almacenar y compartir contenido
- Google Docs: es una de las aplicaciones que nos ofrece Google y se utiliza a través del gmail. Con Google Docs puedes almacenar de forma simultánea documentos u hojas de cálculo. Además, a la hora de compartir documento es una magnífica opción porque además de que todos pueden estar modificando el contenido a tiempo real y al mismo tiempo, dispone de un chat para poder consultar cualquier duda del documento.
- Dropbox: es otro sistema de transferencia de archivos ya sea texto, hojas de cálculo o imágenes. Puedes utilizarlo para un uso personal o para compartir archivos a través del correo electrónico donde cada cambio que realices en el archivo quedará reflejado en la nube de tu cuenta de Dropbox.
- Microsoft Office 365: Ofrece características interactivas de edición de documentos. Entre sus características se incluyen: correo electrónico de clase empresarial, un sitio web público, conferencias web y uso compartido de documentos, todo ello fácil de administrar y sin necesidad de contar con conocimientos de informática.
- Hightail: Esta aplicación se define como “Uso compartido de archivos de forma segura”. Te da la posibilidad de acceder desde cualquier dispositivo a los archivos que se compartan.
- Nitro: es una aplicación para crear o editar archivos PDF de una forma muy sencilla.
Facturación y contabilidad
- Square: Acepta pagos a través de tu smartphone. También se pueden enviar los recibos de los clientes en lugar de imprimirlos.
- BambooHR: Permite la transición de la información de los empleados para su seguimiento en hojas de cálculo.
- DWOLLA: “La mejor opción para mover dinero”
- Expensify: Ayuda en la gestión de los gastos de empresa. Su filosofía es liberar al mundo de la frustración de los informes de gastos.
- Xero: Nóminas, presupuestos, reclamaciones de gastos e informes finacieros completos.
- ZenPayroll : Ofrece una de las maneras más fáciles de pagar a tus empleados.
- Lemon: Tiene como objetivo ofrecer el máximo de consumo concentrado, segura e innovadora experiencia de cartera digital en el mercado.
- Bill.com: Automatiza la gestión de facturas, cobros y el dinero en efectivo.
Escaneo y fax
- TurboScan: puedes utilizar tu cámara como si fuera un escaner y convertir estas imágenes capturadas a formato PDF.
- eFax.com: permite enviar y recibir faxes de una manera muy simple desde tu ordenador, tablet o smartphone.
- Shoeboxed: Es una app para recibir escaneos y faxes en cualquier momento y desde cualquier lugar.
- Hellofax: Ofrece la posibilidad de enviar y recibir faxes en cualquier lugar.
Colaboración entre los miembros de un equipo
- Basecamp Aplicación que permite colaborar y compartir documentos. A la hora de organizar un evento puedes realizar un seguimiento de todos los archivos, la discusión, y el evento de principio a fin, todo en un solo lugar.
- Hello Sign Permite compartir plantillas y documentos firmados con tu equipo.
- Eventbrite : te facilita la organización de un evento en el ámbito empresarial.
- Asana: dispone de una herramienta para poner conversaciones y tareas en conjunto.
Cada una de estas aplicaciones te dará muchas opciones para eliminar el papeleo que pueda almacenarse en tu empresa. ¿Qué te parecen? ¿Utilizas alguna de ellas normalmente?